物件資料を共有するときの個人情報の扱い

物件の資料には、入居者の名前や連絡先が含まれることがあります。比較や見積もりに必要な情報だけを共有し、誰に何を渡したかを記録しておきましょう。

1. 01確認 01

   共有先と目的を記録する

2. 02確認 02

   必要なページと項目に絞る

3. 03確認 03

   原本は公開フォルダーへ置かない

各項目の根拠となる資料や条件を、本文とあわせて確認しましょう。

部屋番号で足りる資料に、氏名を付けない

必要な項目を確認し、氏名、連絡先、口座等の扱いを資料提供者と相談します。閲覧者と保存期間も整理します。

収支の相談なら部屋番号と金額で足りる場合があり、入居者の氏名まで共有する必要があるかを確認できます。

契約や法令上の義務は個別に確認してください。無制限に閲覧できるリンクや公開フォルダーへ原本を置かないようにします。

確認に必要な項目だけを共有する

収支の照合であれば、部屋番号と金額で足りる部分もあります。資料全体を渡す前に目的を整理し、氏名、連絡先、口座等が必要かを確認します。原本と共有用を分け、伏せた情報が別のページやファイル名に残っていないかも見ます。

リンクを共有する場合は閲覧範囲と期間を限定し、案件が終わったときの扱いを決めます。加工した資料は原本と区別できる名前にし、確認に使った数字まで変更しないようにします。

詳しくは「購入前の確認を五つの段階で進める方法」で紹介しています。

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確認しておきたいこと

• 共有先と目的を記録する
• 必要なページと項目に絞る
• 原本は公開フォルダーへ置かない

詳しくは「根拠と未確認事項を含めて候補を比べる方法」で紹介しています。

便利だからという理由で資料を広く共有すると、後から回収しにくくなります。目的ごとに共有先を絞り、使い終わった資料の扱いも決めておきましょう。