FIELD NOTES / 賃貸経営・管理
鍵の引継ぎは本数と用途を一覧にする
引継ぎで鍵を受け取ったら、本数だけでなく、どの扉に使うものかを確認します。住戸用と共用部用を分けておくと、内見や工事の日に鍵が足りない事態を防げます。
- 確認 1
鍵の用途を台帳で確認する
- 確認 2
住戸用と共用を分ける
- 確認 3
保管と貸出の担当を決める
確認した内容と日付を記録し、次に行うことを整理します。
住戸の鍵と共用部の鍵を分けて確認する
入居者へ渡している鍵と管理用の鍵を分け、売主や管理会社が持つ台帳と照合します。鍵そのものの写真や複製に使える情報を広く共有しないことも大切です。保管場所は業務上必要な人にだけ伝え、記録には識別用の管理番号を使います。
空室の鍵が二本あると聞いていても、一本が共用入口用なら住戸の予備は一本だけかもしれません。用途を確認せず本数だけを記録すると、工事や案内の日に開けられないことがあります。
確認しておきたいこと
- 鍵の用途を台帳で確認する
- 住戸用と共用を分ける
- 保管と貸出の担当を決める
引継ぎ後も業者への貸出日と返却を記録します。紛失や不明な複製が疑われる場合の対応は管理会社と決め、必要な交換や入居者への案内を含めて進めます。
業者に貸し出した鍵は、返却まで記録します。紛失や不明な鍵がある場合は管理会社と対応を決め、鍵の情報を必要以上に広めないようにしましょう。
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